floralis grenoble : gestion_evenements

Aide à la conception et à la réalisation de manifestations

Le service Organisation de Conférences de Floralis, c'est l'alliance d'une équipe de professionnels et d'un réseau de prestataires de confiance vous permettant de vous consacrer pleinement aux aspects scientifiques de votre évènement. Véritable partenaire de votre projet, nous disposons d'un large éventail de prestations, vous apportant ainsi notre savoir-faire et notre expérience pour garantir le succès de votre évènement scientifique

colloque

Etude et conseil :

  • Rédaction du cahier des charges de l'évènement
  • Elaboration d'un planning d'organisation
  • Coordination de l'évènement par un chef de projet

Administratif et financier :

  • Rédaction de l'offre de collaboration et contractualisation
  • Ouverture d'une ligne budgétaire
  • Avance de trésorerie
  • Suivi de l'équilibre budgétaire
  • Gestion des flux financiers (commandes et paiements des factures)
  • Clôture du budget et remise d'un rapport financier
  • Mise à disposition du solde (le cas échéant)

Gestion des inscriptions :
Nous disposons d'un outil personnalisable pour la gestion des inscriptions en ligne

  • Rédaction du cahier des charges du formulaire d'inscription
  • Traitement informatique, comptable et administratif des inscriptions
  • Intéraction avec les participants
  • Edition de documents administratifs (certificats de participation, justificatifs...)
  • Présence d'une équipe dediée aux recouvrements des impayés et inscription sur place

Logistique :

  • Recherche et sélection des fournisseurs
  • Négociation tarifaire
  • Coordination des prestations (restauration, soirée de gala, transport...)
  • Un chef de projet est présent sur site pour assurer la coordination des différents prestataires

Recherche de sponsors :

  • Elaboration d'une offre de sponsoring - partenariat
  • Mise en place d'une base de données (après étude de votre environnement)
  • Création de supports de communication
  • Prise de contacts et prospection de vos cibles
  • Négociation et contractualisation des partenariats
  • Encaissement et suivi financier
  • Montage du dossier technique exposants
  • Accueil et coordination sur site

Communication :
Notre équipe propose la conception d'outils de communication en français et en anglais

  • Site dédié
  • PAO, plaquettes
  • Posters
  • Programmes
  • Actes de la conférence
  • Badges personnalisés...

Contact :
Nous sommes à votre disposition pour discuter avec vous de vos projets
Tél : 04 56 52 04 30 | congres@floralis.fr

Quelques Références

evenement

En août 2009, j'ai organisé une conférence internationale (IEEE GRSS Workshop on Hyperspectral Image and Signal Processing -Evolution in Remote Sensing: WHISPERS). Cette conférence a rassemblé environ 200 participants, chercheurs et industriels de 30 pays différents du monde entier. Pour la gestion de cet évènement, j'ai choisi FLORALIS et ce fut une grande réussite ! J'ai trouvé chez FLORALIS des gens compétents et très professionnels qui ont géré toute la partie administrative du congrès (gestion des inscriptions, des fournisseurs, relance des impayés, avance de trésorerie... mais aussi aide pour la recherche des sponsors ou l'organisation d'une partie professionnelle de la conférence (exposants etc...)). Les points forts que je retiens ? Une grande disponibilité. J'ai toujours trouvé un interlocuteur, même pendant les vacances, ce qui était nécessaire pour une conférence organisée fin aout. J'ai également trouvé des gens à l'écoute de mes besoins, qui, d'une conférence à l'autre peuvent varier considérablement. La réelle volonté de proposer ou suggérer des solutions les plus efficaces, mais aussi les plus adaptées à mon cas particulier, a rendu la collaboration particulièrement agréable. Bref, si c'était à refaire, je choisirais à nouveau FLORALIS pour m'accompagner

Jocelyn CHANUSSOT, Professeur - GIPSA-LAB

Je voudrais vous adresser, au nom du comité EUCYS 2009 et de moi-même, nos plus vifs remerciements pour votre collaboration. Nous avons beaucoup apprécié votre accueil et votre efficacité dans la réponse à nos demandes. Nous tenons particulièrement è vous remercier pour votre disponibilité et votre professionnalisme, qui ont grandement contribué à la réussite de ce projet. Pour ma part, j'espère avoir le plaisir de retravailler avec vous ultérieurement. Merci également de transmettre mes remerciements à toute votre équipe pour tout le travail lourd et compliqué que nous vous avons demandé dans un temps record. Encore tous mes remerciements.

Hélène DEMONFAUCON, CEA Saclay